Res nova's inkoopvoorwaarden
Bien étonnés de se trouver ensemble —
We zijn aangenaam verrast dat we ons in elkaars
gezelschap bevinden, luidt dit Franse gezegde enigszins vrij vertaald. Die verrassing geldt
in de eerste plaats voor Res nova, ons adviesbureau dat zich op het terrein van de
monumentenzorg en de ruimtelijke ordening beweegt. Toen het eind 2002 van start ging,
had niemand kunnen voorzien dat de zaken zo snel zouden groeien dat we zo snel toe
zouden zijn aan extra handen. Die verwondering speelt, zo merken wij, ook bij ons netwerk
dat steeds meer ingezet wordt om aan de vraag van de markt te kunnen voldoen.
Res nova’s microcosmos — Als klein, maar hoog gespecialiseerd adviesbureau waarvan
de vennoten zich bewust als zzp-er (zelfstandigen zonder personeel) profileren, proberen we
met name andere zzp-ers bij ons werk te betrekken. We investeren in dit netwerk door
middel van proefprojecten, opleiding, het ter beschikking stellen van werkmateriaal en
een plaats op onze website. Ook de inkoopvoorwaarden maken hiervan deel uit.
Inkoopvoorwaarden — De inkoopvoorwaarden vormen een set aan spelregels die primair
ten doel hebben om een goede communicatie te realiseren tussen Res nova en haar
toeleveranciers. Daarnaast wil Res nova een aantal aansprakelijkheden uitsluiten, wanneer
zij met derden aan het werk gaat. Bij alle projecten blijft Res nova immers de eerste
en de laatst verantwoordelijke ten opzichte van haar opdrachtgever(s) en dat vraagt om
zorgvuldigheid. Op een ander punt daartegenover haalt zij verantwoordelijkheden naar
zich toe: Res nova floreert, wanneer haar onderaannemers floreren en wil hen daarom
tegemoet komen met een aantrekkelijke betalingsregeling en een kwaliteitskeurmerk dat
de naam heeft gekregen van Res nova’s net. Op de website kunt u hier meer over vinden.
Veranderingen in de inkoopvoorwaarden — Bij
veranderingen kan er dan wel eens iets mis gaan. In de Inkoopvoorwaarden is dan
ook bepaald dat bij gebleken verschil de versie op de website leidend is. Hier
houden we het komende jaar ook een lijstje bij met
eventuele veranderingen die vanaf dat moment van kracht zijn (deze gelden dan
uiteraard alleen voor nieuwe opdrachten, tenzij bestaande toeleveranciers zich
daarmee akkoord hebben getoond). U kunt de webversie hierna overigens uitdraaien
met het printicoontje onder aan de pagina.
Indeling — De inkoopvoorwaarden zijn als volgt onderverdeeld:
- Algemeen
- Wederpartij
- Offertes en overeenkomst
- Productie en levering
- Betaling en betalingsregeling
- Gedragscode
- Ontbinding, geschillen en slotbepalingen
- Wat hebben we veranderd?
Inkoopvoorwaarden versie 3.5
- Begripsomschrijving:
Res nova vormt een VOF bestaande uit twee vennoten, te weten:
- drs Margreeth Bruijnesteijn-Bangert te Horn
- dr Bernadette van Hellenberg Hubar te Ohé en Laak
Ieder van hen handelt binnen het raamwerk van deze voorwaarden namens de VOF.
Res nova VOF is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel
onder nummer 12050206 en heeft als BTW-nummer NL 81.53.96.922.
Begripsomschrijving:
Onder wederpartij wordt verstaan de partij(en) die aan Res nova producten (foto’s,
tekeningen, teksten, rapporten, verslagen, zaken als digitale en/of internetgebonden
producten [websites, forum, games, programma’s et cetera] et cetera)
levert/leveren.
Algemene voorwaarden:
Wanneer de wederpartij Algemene voorwaarden hanteert, hebben de Algemene
voorwaarden (inclusief DNR 2005) en de Inkoopvoorwaarden van Res nova voorrang,
tenzij schriftelijk anders is afgesproken.
Productierelatie:
- Res nova betrekt van de wederpartijen in principe geen diensten, maar koopt van hen een
product in de vorm van een digitale of analoge publicatie, tekst, afbeeldingen
en/of tekeningen dan wel van een digitaal eindresultaat in de vorm van een
website, forum, game en/of programma et cetera.
- Wederpartijen die vaker dan éénmaal per jaar producten leveren zijn verplicht
een verklaring te overhandigen,
- waaruit gemotiveerd blijkt dat zij tenminste twee andere betalende klanten
per jaar hebben, óf:
- waaruit blijkt dat de fiscus hen aanmerkt als zelfstandig ondernemer, c.q. Res
nova niet aangemerkt kan worden als werkgever (zogenaamde jaarlijkse
Verklaring Arbeidsrelatie of VAR), waarvoor een aanvraagformulier aan deze
overeenkomst is gehecht.
- Res nova wordt door de wederpartij gevrijwaard van welke (financiële)
consequentie ook, indien de fiscus de betreffende wederpartij om welke reden
dan ook aanmerkt als een werknemer van Res nova.
- Voorstaande bepalingen zijn van overeenkomstige toepassing indien Res nova
met de wederpartij samenwerkt teneinde een product te vermarkten.
III Offertes en overeenkomst
- Offertes
- Aanvragen voor een offerte binden Res nova niet en gelden als een uitnodiging
tot het doen van een aanbieding.
- Een mondelinge of schriftelijke aanbieding van de wederpartij is onherroepelijk
gedurende een termijn van 30 dagen.
- Overeenkomst:
Een overeenkomst komt slechts tot stand indien en zodra Res nova een schriftelijke
opdrachtbevestiging zendt aan de wederpartij, hetzij:
- per fax, waarbij het faxjournaal dient ten bewijze van de totstandkoming van de
overeenkomst;
- per e-mail, waarbij de overeenkomst van kracht wordt op het moment van retour
van de persoonlijke ontvangstbevestiging van de wederpartij.
- tenzij de wederpartij binnen 24 uur na het totstandkoming van de opdracht
het tegendeel laat weten, houdt de opdrachtbevestiging tevens in dat men
akkoord gaat met deze inkoopvoorwaarden.
- per gedeeld bestand op Google docs (voorbehouden aan partijen met wie vaker
wordt samengewerkt)
- indien geen formele opdrachtbevestiging in de zin van dit artikel is
verstrekt, geldt betaling door Res nova van de eerste factuur van de
wederpartij als verstrekking van de opdracht en is het voorgaande van
overeenkomstige toepassing.
- Opdrachtbevestiging:
De bevestiging van de opdracht omvat tevens de afspraken met betrekking tot de
levering van de producten, waaronder tenminste:
- het factuurbedrag inclusief de eventuele onkosten;
- een omschrijving van de bestelde diensten en of goederen in termen van het
eindproduct; hieronder hoort standaard een kleine projectomschrijving met
enkele foto’s voor de website van Res nova.
- de termijn waarbinnen de levering plaats moet vinden, die in principe start op de
datum van de opdrachtbevestiging;
- Prijzen:
De overeengekomen prijzen zijn vast voor de duur van de overeenkomst:
- tenzij anders is overeengekomen, zijn ze inclusief alle kosten en belastingen, met
uitzondering van de BTW.
- meerwerk wordt niet geaccepteerd, tenzij vooraf daarover afspraken zijn
gemaakt.
Oplevering:
- alleen schriftelijke goedkeuring door Res nova geldt als acceptatie van de te
leveren producten.
- de wederpartij staat er voor in dat de geleverde producten vrij zijn van alle lasten
en beperkingen en aanspraken van derden, inclusief beperkingen die voortvloeien
uit octrooien, auteursrechten of andere intellectuele eigendomsrechten.
- de wederpartij vrijwaart Res nova tegen alle aanspraken van derden die verband
kunnen houden met enige schending van het in het vorige lid gestelde en zal Res
nova alle schade vergoeden die daarvan het gevolg is.
- na oplevering wordt het geleverde eigendom van Res nova, behoudens de
auteursrechten en de intellectuele eigendom van de maker(s).
Productievoorwaarden voor rapporten en overige producten:
- een product dat een tekstuele vorm heeft wordt digitaal opgeleverd in een
bewerkbare format, te weten MS Word, MS Excel (indien relevant) én in een
Adobe PDF-format.
- indien het product bestaat uit een programma of een spel, wordt het
opgeleverd in een operabele vorm.
- overige producten worden opgeleverd conform de offerte of de
opdrachtbevestiging.
- een rapport wordt ingediend volgens de modellen en de aanwijzingen van Res
nova, tenzij anders is overeengekomen.
- Res nova levert voor de productie van rapporten een protocol en
opmaaksjablonen, waarvan de nakoming een dwingend karakter heeft.
- producten die niet conform de bovenstaande voorwaarden of de daartoe
gemaakte afspraken worden opgeleverd, worden opgevat als een halffabricaat,
waarvan de afronding door Res nova in mindering wordt gebracht op het
honorarium, tenzij anders is overeengekomen.
- Na gebleken tekortkoming, geeft Res nova de wederpartij éénmaal de
gelegenheid alsnog zijn rapport conform de hiervoor vermelde voorwaarden in te
dienen.
- een product wordt, ongeacht de hiervoor vermelde vorm, eerst opgeleverd als
voorontwerp of préconcept, waarna de wederpartij het concept oplevert na
verwerking van het commentaar van Res nova.
- indien de wederpartij tot tweemaal toe niet in staat is gebleken het préconcept
naar genoegen van Res nova om te zetten in een concept, behoudt Res nova
zich het recht voor de opdracht in te trekken en het honorarium tot de helft te
verminderen, vanwege de kosten die zij dient te maken om de voltooiing van de
opdracht - tijdig - te realiseren.
- indien het concept gereed is, dient de wederpartij in de laatste fase het
commentaar van de opdrachtgever(s) van Res nova te verwerken.
- de voorgaande voorwaarden zijn van overeenkomstige toepassing voor de
overige producten voor de levering waarvan Res nova opdracht heeft verleend.
Boeteclausule:
- indien niet binnen de - laatst - overeengekomen termijn de producten zijn
geleverd, die aan de overeenkomst beantwoorden, kan een boete in rekening
gebracht worden van maximaal van 2,5 % van het offertebedrag per week
overschrijding, zonder nadere ingebrekestelling. Deze boete wordt verrekend met
de door Res nova verschuldigde betalingen, ongeacht of de vordering tot
betaling daarvan op een derde is overgegaan;
- indien de levering niet plaats heeft kunnen of kan vinden doordat vertraging is
opgetreden ten gevolge van oorzaken die buiten de macht van de wederpartij
liggen, dient hij dit onmiddellijk na constatering door te geven aan Res nova
waarna de levertermijn aangepast kan worden.
V Betaling en betalingsregeling
Betalingsregeling:
- de wederpartij kan gebruik maken van een betalingsregeling met de volgende
termijnen:
- een voorschot van 50%
- een tussennota na oplevering van het concept van 40%
- bij de finale oplevering 10%
- bij offertebedragen boven de € 5.000,- ex btw kunnen de termijnen in onderling
overleg worden bepaald.
- bij offertebedragen beneden de € 750,- worden geen termijnen gehanteerd.
- Res nova nodigt de wederpartij uit tot het indien van een factuur, nadat de
opdrachtgever van Res nova aan zijn betalingsverplichtingen jegens Res nova
heeft voldaan.
- Res nova is gerechtigd de betaling op te schorten, indien een tekortkoming in de
nakoming van de overeenkomst is geconstateerd, en wel tot het moment waarop
de tekortkoming ten genoegen van Res nova is opgelost.
- Res nova’s net:
Vanaf het moment dat de wederpartij tot voldoening van Res nova een opdracht
heeft vervuld, mag zij zich afficheren als lid van het kennisnetwerk van Res nova en
gebruik maken van een plaats op de pagina gewijd aan Res nova’s net op website
www.res-nova.nl.
- Geheimhouding en discretie:
- de wederpartij zal de aard en de inhoud van de overeenkomst met Res nova en
eventueel daaraan voorafgaande rechtshandelingen en rechtsbetrekkingen
evenals overige vertrouwelijke informatie, waaronder bedrijfsinformatie,
geheimhouden en niets daaromtrent openbaar maken zonder schriftelijke
toestemming van Res nova;
- de wederpartij zal door hem ingeschakelde derden eenzelfde
geheimhoudingsplicht opleggen en staat ervoor in dat zij zich aan deze
geheimhoudingsplicht houden;
- indien de wederpartij zich uit de aard van de overeenkomst rechtstreeks in
verbinding moet stellen met de opdrachtgever van Res nova is hij niet
gemachtigd om op enigerlei wijze toezeggingen te doen dan wel afspraken te
maken die:
- voor Res nova rechtsgevolgen hebben op grond van de Algemene
voorwaarden en de Inkoopvoorwaarden van Res nova;
- in strijd zijn met de Algemene voorwaarden en de Inkoopvoorwaarden van
Res nova;
- verder gaan dan de afspraken tussen de wederpartij en Res nova.
- Gebruik producten na oplevering:
De wederpartij mag het geleverde product niet voor andere doeleinden gebruiken,
dan waarvoor het is besteld, tenzij na schriftelijke toestemming van Res nova en/of de
opdrachtgever van Res nova.
- Spin off en relatiebeding:
- Res nova spant zich in om wederpartijen die tot genoegen aan een bepaalde
opdracht hebben gewerkt te benaderen voor vervolgopdrachten die hier al dan
niet rechtstreeks uit voortvloeien;
- de wederpartij zal zich na het beëindigen van de opdracht gedurende een
aangesloten periode van tenminste twee jaar niet buiten Res nova om tot een
opdrachtgever van Res nova wenden om diensten en/of producten aan te
bieden die tot de core business van Res nova behoren;
- de wederpartij zal zich na het beëindigen van de opdracht gedurende een
aangesloten periode van tenminste twee jaar niet buiten Res nova om tot een
van de partners of de leden van Res nova’s net wenden ten einde een
samenwerking tot stand te brengen om voor haar opdrachten te verrichten, c.q.
diensten en/of producten te leveren die tot de core business van Res nova
behoren;
- ingeval van overtreding van het bepaalde in de vorige leden verbeurt de
wederpartij aan Res nova een onmiddellijk opeisbare boete van € 500,- per
gebeurtenis, onverminderd het recht van Res nova op volledige
schadevergoeding, indien haar schade groter is dan het boetebedrag;
- Derden:
De wederpartij kan een verplichting uit hoofde van de overeenkomst slechts met
voorafgaande schriftelijke toestemming van Res nova overdragen aan een derde.
Aan deze toestemming worden onder meer de volgende voorwaarden verbonden:
- de wederpartij is in geval van overdracht en/of uitbesteding als bedoeld in dit
artikel verplicht om onderaannemers en andere betrokken derde(n) op te leggen
dat zij de inkoopvoorwaarden van Res nova onderschrijven, alsmede
onderschrijven dat Res nova gerechtigd is dezelfde rechten tegen hen uit te
oefenen als jegens de wederpartij.
- de wederpartij is er, op straffe van een boete van 25% van de totaal overeengekomen
som om met een minimum van € 500,- per geval, voor verantwoordelijk
dat de verplichting opgenomen in het vorige lid wordt nagekomen.
VII Ontbinding, geschillen en slotbepalingen
- Ontbinding:
- onverminderd alle andere rechten of vorderingen van Res nova op basis van de
wet of de overeenkomst mag Res nova de overeenkomst door een schriftelijke
verklaring geheel of gedeeltelijk ontbinden, indien:
- de wederpartij in verzuim is met de nakoming van een verplichting uit hoofde
van de overeenkomst;
- het vorige lid geldt op overeenkomstige wijze voor een opdracht die de
wederpartij heeft aanvaard, terwijl daarna gebleken is dat zij niet bereid is
een of meer eerdere opdrachten conform de voorwaarden en gegeven
instructies tot een goed einde brengen: alsdan kan de nieuwe opdracht
worden ingetrokken of opgeschort totdat de verplichtingen ingevolge de
eerdere opdracht(en) zijn nagekomen;
- de nakoming door de wederpartij van een verplichting uit hoofde van de
overeenkomst blijvend of tijdelijk onmogelijk wordt;
- de wederpartij zijn eigen faillissement aanvraagt, in staat van faillissement
wordt verklaard of aan hem, al dan niet voorlopig, surséance van betaling
wordt verleend;
- een besluit wordt genomen en/of wordt overgegaan tot liquidatie van de
wederpartij of het beëindigen van de bedrijfsactiviteiten van de wederpartij,
of de bedrijfsactiviteiten van de Leverancier wezenlijk wijzigen;
- indien de overeenkomst op grond van het in het vorige lid bepaalde is
ontbonden, zal de wederpartij de reeds aan hem verrichte betalingen aan Res
nova terugbetalen, vermeerderd met de wettelijke rente over het betaalde
bedrag vanaf de dag waarop dit aan de wederpartij is betaald. Indien de
overeenkomst gedeeltelijk is ontbonden, bestaat de terugbetalingsverplichting
(inclusief wettelijke rente, zoals hiervoor aangegeven) alleen voor zover de
betalingen op het ontbonden gedeelte betrekking hebben.
Geschillen:
Alle geschillen welke tussen Res nova en de wederpartij mochten ontstaan naar
aanleiding van deze Algemene Inkoopvoorwaarden of van nadere overeenkomsten,
worden bij uitsluiting beslecht door de bevoegde rechter in Roermond.
Coulance:
Afwijkingen van deze voorwaarden zijn geldig, indien ze door Res nova en de
wederpartij gezamenlijk zijn overeengekomen en schriftelijk zijn bevestigd. Apart
daarvan is Res nova gerechtigd om coulance toe te passen bij de uitoefening van
haar Inkoopvoorwaarden.
-
Bekendmaking, voorgaande versies & veelgestelde vragen:
-
Res nova maakt de wederpartij in de voorfase van de opdrachtbevestiging bekend
met de Inkoopvoorwaarden, en wel in het bijzonder via de disclaimer die aan
het eind van ieder e-mailbericht van Res nova is opgenomen.
-
Mocht de wederpartij met name bij een vervolgopdracht nog over een (oude) versie (in PDF) beschikken van
de Inkoopvoorwaarden, dan is bij gebleken
verschil de onderhavige versie op de website leidend.
-
Voor de interpretatie van de Inkoopvoorwaarden gelden in ieder geval de
antwoorden op de 'Veelgestelde
vragen' onder de knop brochure op de voornoemde
website.
Wat hebben we veranderd?
In deze paragraaf houden we per februari 2008 de veranderingen bij in de
tekst van onze Inkoopvoorwaarden die nodig zijn gebleken op grond van
praktijkervaringen, voortschrijdend inzicht of veranderde regelgeving.
De belangrijkste veranderingen ten opzichte van de vorige versie (3.3.) betreffen de integratie van voorwaarden op het gebied van de
bestelling en oplevering van digitale en/of internetproducten, ten gevolge van
het succes van de Cuyperscode.
De enige verandering ten opzichte van versie 3.4. van 24 januari 2008 is de
toevoeging van artikel 21 vanwege de introductie van de webversie van de
Inkoopvoorwaarden.
Voort is in 2010 een aantal samenwerkingsverbanden opgezet, waartoe artikel 4
lid 4 in het leven is geroepen.
Heeft u verder nog vragen, kijk dan bij de rubriek 'Veelgestelde
vragen'.
